Hãy dẹp bỏ to-do list. Time-blocking là cái chúng ta thật sự cần.

Chúng ta có thể viết ra một list dài về những việc cần làm nhưng nếu chúng ta không dành ra thời gian cụ thể trong ngày để hoàn thành nó thì cũng vậy thôi.

Cái chúng ta cần là thời gian. To-do list cần phải đi đôi với thời gian.

Trong một thế giới bận rộn có nhiều cám dỗ và phân tâm, time-blocking chắc chắn sẽ giúp mọi người tập trung hơn để hoàn thành công việc đề ra; nó giúp chúng ta làm việc một cách hiệu quả và năng suất hơn.

Time-blocking là gì ?

Time-blocking là việc chúng ta dành ra một thời gian cụ thể trong ngày để làm những việc được đề ra – tất cả, kể cả ăn ngủ nghỉ ngơi – và ghi (block) thời gian đấy vào trong lịch của mình. Time-block thường sẽ nhìn giống như thế này:

My time-blocking on google calenda
Time-blocking trên Google Calendar

Time-blocking không còn là một phương pháp làm việc xa lạ, và trên thực tế nó đã được sử dụng bởi những người thành công nhất hành tinh này như Bill Gates, Elon Musk và Cal Newport. Elon Musk bắt đầu làm việc từ lúc 7h sáng và chia ngày làm việc của mình ra thành những block 5 phút. Vâng, tất cả mọi thứ đều chỉ trong 5 phút. Đó là cách Elon có thể xây dựng và điều hành 2 công ty cùng một lúc: Tesla và Space X (mọi người nên đọc cuốn sách rất hay về Elon Musk có tựa Elon Musk: Tesla, SpaceX Và Sứ Mệnh Tìm Kiếm Một Tương Lai Ngoài Sức Tưởng Tượng).

Tại sao time-blocking lại có ích?

Thực ra tôi nghĩ ai trong chúng ta đều đã từng và đang dùng time-blocking trong một chừng mực nào đó mà không nhận ra. Chúng ta thường dùng time-blocking cho các cuộc họp, hay các sự kiện mà chúng ta cần phải ghi lại thời gian nếu không muốn bỏ lỡ. Nhưng thường thì chúng ta dùng time-blocking để nhớ chứ không phải để lên kế hoạch. Vậy thực ra time-blocking có lợi ích gì để chúng ta phải sử dụng nó nhiều hơn?

1) Công việc tạo ra có chất lượng hơn

Quality = Time x Focus

Chất lượng công việc = Thời gian x Sự tập trung

Đây là công thức nổi tiếng của Cal Newport trong cuốn sách Deep Work (sách tiếng Việt tựa Làm ra làm chơi ra chơi). Cal giải thích rằng một công việc có chất lượng là kết quả của 2 yếu tố: thời gian bạn dành ra để hoàn thành công việc, và sự tập trung cao độ (intensive focus) trong thời gian đó.

Do đó, sự tập trung cao độ là điều cực kỳ cần thiết nếu muốn làm việc hiệu quả. Và để tập trung, bạn cần phải dành ra thời gian cụ thể trong ngày để làm việc.

2) Chúng ta chủ động hơn trong cuộc sống và tránh trì hoãn

Nếu chỉ ghi ra một list dài những việc cần làm mà không lên kế hoạch cụ thể, bạn sẽ rất dễ rơi vào trạng thái trì hoãn “thôi, không gấp từ từ làm”. Còn time-blocking thì khác, nó tạo ra sự chủ động. Chúng ta sẽ chủ động lên kế hoạch 1 ngày của chúng ta sẽ diễn ra như thế nào, chúng ta chủ động sắp sếp thứ tự ưu tiên công việc nào cần làm hôm nay, công việc nào để lại hôm sau. Chúng ta chủ động với khối lượng công việc, thay vì phản ứng trước những tác động bên ngoài – và chính vì như thế, cuộc sống của chúng ta có sự sắp sếp, tổ chức hơn.

3) Một ngày trôi qua có ý nghĩa hơn

Chắc hẳn đã nhiều lần trong cuộc sống mọi người từng cảm nhận “Ái chà, hôm nay mình làm được nhiều việc thế!”. Một cảm giác rất tuyệt đúng không? Khi hoàn thành công việc đề ra trong một ngày, chúng ta sẽ cảm thấy ngày hôm đó trôi qua ý nghĩa hơn; mỗi giây mỗi phút trong ngày đều được dành cho một mục đích nào đó. Hãy thử nghĩ xem, nếu ngày nào chúng ta cũng cảm thấy như thế thì còn gì tuyệt hơn?

Lên kế hoạch time-blocking thế nào?

Tuỳ theo mỗi người mà cách time-blocking có thể khác nhau. Ở đây, tôi xin chia sẻ 6 bước mà tôi luôn làm khi time-blocking:

Bước 1: Điều kiện cần để time-blocking

Tạo time-blocking cực kỳ dễ và không mất nhiều thời gian. Bạn cần 3 thứ:

  • Bất kỳ ứng dụng Calendar nào trên laptop, máy tính bảng hay điện thoại. Nếu bạn hỏi tôi thì tôi sẽ khuyến khích bạn dùng Apple Calendar hoặc Google Calendar.
  • 15-20 phút mỗi ngày vào buổi sáng, hoặc tối hôm trước.
  • Cuối cùng , và quan trọng nhất: ý chí quyết tâm thực hiện điều bạn đề ra.

Bước 2: Quyết định công việc nào sẽ đưa vào time-blocking

Bước tiếp theo sau khi bạn chọn ứng dụng phù hợp cho mình, bạn sẽ phải quyết định cái gì sẽ đưa vào time-blocking. Phản ứng ban đầu của bạn có thể sẽ là chuyển hết to-do list vào time-blocking. Nhưng cái này chỉ đúng một phần thôi. Bạn nên bắt đầu với câu hỏi lớn hơn: Bạn muốn đạt được điều gì? Ví dụ hãy nghĩ về thời gian dành cho gia đình, cho công việc, hay cho những dự án cá nhân của bản thân rồi từ đó xác định ra những đầu mục công việc cần làm.

Bạn nên chia việc cần làm theo thứ tự sau đây:

Goals > Tasks > Activities

Mục tiêu > Đầu mục công việc > Việc cần làm

Bước 3: Phân chia công việc theo đầu mục

Sau khi xác định mục tiêu, bạn nên phân chia công việc thành những màu khác nhau để dễ nhận biết. Tôi thường chia các đầu mục công việc như sau:

  • Việc cá nhân (viết nhật ký, đọc sách): Màu xanh dương
  • Công việc / Dự án cá nhân (học, viết blog): Màu xanh lá
  • Sức khoẻ tinh thần (thiền): Màu cam
  • Thể dục thể thao (yoga, chạy bộ): Màu hồng
  • Sự kiện / lịch trình không đổi (ăn, ngủ, nghỉ, họp hành): Màu đỏ

Bước 4: Block thời gian cho công việc cần sự tập trung, và công việc lập lại

Bạn nên tạo ra những block 30 phút đến 1 tiếng cho công việc của mình. Đôi khi bạn có thể block thời gian chính xác hơn 1 chút nếu việc cần làm đòi hỏi điều đó. Ví dụ, tôi làm việc bắt đầu lúc 8:45 nên tôi sẽ block thời gian làm việc buổi sáng từ 8.45 và sắp xếp công việc theo block 30 phút.

Xen kẽ vào công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ, bạn có thể thêm những to-do phải làm trong ngày như check mail, gọi điện, dọn dẹp nhà cửa, hay những thứ lặt vặt khác.

Bước 5: Dành đủ thời gian nghỉ ngơi, thư giãn giữa các block

Chúng ta không thể tập trung liên tục trong thời gian dài. Chúng ta cần những khoản nghỉ để nạp năng lượng và bộ não tái thiết lập sự tập trung. Tôi thường dùng phương pháp Pomodoro để tạo ra những khoản nghỉ giữa lúc làm việc: tập trung cao độ 25 phút nghỉ 5 phút (1 vòng), mỗi chu kỳ kéo dài 4 vòng. Đến cuối mỗi chu kỳ thì nghỉ 15 phút. Mỗi ngày tôi cố gắng có làm việc tập trung 2-4 chu kỳ. Ngoài ra chúng ta cũng nên có những block Rest (30 phút – 1 tiếng) trong ngày không làm việc để nghỉ xả hơi.

Bước 6: Dành thời gian cuối tuần để xem lại kế hoạch đề ra

Mỗi cuối tuần, tôi luôn dành thời gian để coi lại xem một tuần qua mình làm việc như thế nào, có hiệu quả không, có hoàn thành công việc đề ra không và tìm hiểu tại sao nếu chưa hoàn thành được. Tôi sẽ xem lại coi thời gian dành cho công việc vậy là phù hợp chưa và điều chỉnh lại cho tuần sau, nếu đó là công việc lập lại. Việc điều chỉnh sẽ rất giúp ích để đảm bảo chúng ta theo đúng mục tiêu vạch ra ban đầu, công việc đề ra làm khả thi và không làm chúng ta ‘nhụt chí’.

Kết

Tôi biết về time-blocking gần 2 tháng và sử dụng nó đều đặn hằng ngày. Mỗi ngày trôi qua, là mỗi ngày tôi cảm thấy bản thân hoàn thành được một chút hướng tới mục tiêu đã định ra. Time-blocking cho tôi cảm giác mình đang quản lý cuộc sống của mình – tôi biết chính xác tôi cần làm gì, và làm lúc nào. Tôi dám chắc mỗi ngày một chút, bạn sẽ cảm nhận được những lợi ích mà nó mang lại. Tôi làm được, bạn chắc chắn làm được.


Chúc may mắn!