Bạn thực sự không có 24 tiếng trong một ngày.

Nếu trừ đi thời gian bạn cần phải ngủ thì đã bạn đã mất đi 1/3 thời gian. Lấy đi thêm 8 tiếng làm việc nữa thì bạn đã mất 2/3 thời gian – nó còn chưa kể đến thời gian di chuyển, những lúc bạn phải trả lời email sau giờ làm.

Thế nên nhiều nhất là bạn chỉ có 8 tiếng một ngày để làm những việc còn lại.

Thời gian của một người trong một ngày
những thứ cần giải quyết trong một ngày

Thực sự mà nói, nếu bạn trừ đi thời gian dành cho con cái, gia đình, chuẩn bị thức ăn, ăn uống, vệ sinh, trả các thể loại hoá đơn, và những nhiệm vụ cần làm – thời gian còn lại là rất ít. Theo một cuộc khảo sát về việc sử dụng thời gian ở Mỹ thực hiện bởi Cục Thống kê Lao Động, người lớn sẽ có khoảng 5.19 giờ “rãnh rỗi” cho những hoạt động bao gồm “giao tiếp và quan hệ xã hội”, “xem ti-vi”, và “chơi điện tử”. 5.19 giờ này là thời gian bạn có thể dùng để làm tất cả những việc bạn muốn.

Tương tự như việc quản lý tài chính đòi hỏi chúng phải lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, việc quản lý thời gian đòi hỏi chúng phải biết cách sử dụng thời gian hiệu quả. Sử dụng thời gian thông minh, sống cuộc sống bạn mong muốn có nghĩa là việc cân đối quỹ thời gian với những công việc cần ưu tiên – như việc bạn muốn có một thân hình lý tưởng, cải thiện cuộc sống tình cảm gia đình, hay đọc nhiều sách hơn.

Nhưng đôi khi bài toán không đơn giản như thế. Sẽ có những điều bất ngờ xảy đến, những việc cần phải giải quyết từ ngóc ngách nào đó chui ra không hay biết, và thế là 5.19 giờ nó chỉ còn lại 3 giờ, 2, 1, và cuối cùng là không còn gì cả. Thay vì cố tìm ra thế lực ngấm ngầm nào đã cướp đi thời gian, chúng ta nhanh chóng nhận lỗi về mình và tự cho rằng chúng ta không có khả năng quản lý thời gian.

Nhưng mọi việc có thể khác đi. Chúng ta có thể áp dụng những nguyên tắc quản lý thời gian để đạt được mục tiêu. Hướng dẫn thiết thực để quản lý thời gian này sẽ giúp bạn tận dụng từng khoảnh khắc, giúp bạn học cách sống chung với những hạn chế về thời gian một cách dễ dàng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn cách để bạn hiểu được bạn đang sử dụng thời gian như thế nào, giúp bạn tạo ra “quỹ thời gian” thiết thực cho một ngày và chuyển hoá quỹ thời gian từng ngày thành kế hoạch tuần một cách linh động.

Cân bằng quỹ thời gian

Trong tài chính cá nhân, cân bằng kế hoạch chi tiêu bắt đầu với việc bạn biết tiền bạn tiêu đi đâu. Một chuyên gia tài chính sẽ chỉ bạn bắt đầu bằng việc nhìn vào những giao dịch tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, những khoản trả cố định hằng tháng, và những chi tiết tài chính khác. Họ sẽ yêu cầu bạn ghi lại tất cả những mua sắm trong tuần, trong tháng để theo dõi sát sao chi tiêu của bạn.

Cách tự kiểm tra chi tiêu giúp bạn hiểu rõ hơn cách bạn tiêu tiền. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy rằng 20% lương đã bay vào những dịch vụ giao đồ ăn tận nhà, nhà hàng, hay bạn tiêu hằng trăm đô la một tháng cho những dịch vụ (subscriptions) bạn không sử dụng. Khi bạn đã hiểu hơn về chi tiêu của mình, bạn có thể lên kế hoạch tài chính, chi tiêu, mua nhà trả góp và bắt đầu trả dần những khoản nợ tín dụng.

Rất nhiều người chúng ta luôn cảm giác chúng ta không có thời gian, không thể tìm ra được thời gian để rèn luyện thể chất, thực hiện những kế hoạch cá nhân, hay đơn giản là sống chậm lại. Chúng ta cần phải “điều tra” thời gian chúng ta đã được dùng như thế nào để giải quyết bài toán thời gian, tìm ra những khoảng thời gian bị hoang phí, và chuyển nó thành quỹ thời gian phục vụ cho những mục đích quan trọng hơn.

Làm cuộc điều tra cách bạn sử dụng thời gian

Bản chất con người chúng ta không giỏi để hiểu chúng ta đã sử dụng thời gian như thế nào – chúng ta luôn có xu hướng đánh giá cao thời gian chúng ta sử dụng để làm việc, và chủ quan việc chúng ta dành cho những việc làm ta xao nhãng.

thời gian chúng ta sử dụng

Thay vì cứ ngồi suy đoán việc chúng ta sử dụng thời gian như thế nào, hãy làm theo những bước sau để kiểm tra toàn bộ quỹ thời gian:

1- Dành ra 1-3 ngày để thực hiện công tác “điều tra”

2- In ra thời gian biểu để theo dõi thời gian

3- Đặt chuông đồng hồ mỗi một tiếng (vd: 1PM, 2PM, 3PM)

4- Khi chuông báo thức reo, hãy ghi lại bạn đã làm gì trong một tiếng đồng hồ đó. Hãy trung thực – bài kiểm tra này là cho bạn, chứ không cho ai khác. Nếu bạn đang chơi Facebook trong lúc đang làm việc thì cũng phải ghi xuống nhé.

5- Sau 1-3 ngày, hãy xem lại thời gian biểu xem bạn đã dành thời gian cho những việc gì. Sau đó, bạn nhóm các việc này thành những mục như ngủ, mạng xã hội, công việc, nấu ăn, tập thể dục, chăm sóc con cái, v.v…). Hãy sử dụng những câu hỏi sau trong quá trình bạn xem lại thời gian biểu:

  • Mục tôi dành nhiều thời gian nhất là gì? Bao nhiêu tôi dành ra cho công việc tôi muốn thực hiện?
  • Tôi dành thời gian sau giờ làm, giờ học để làm gì?
  • Tôi dành bao nhiêu thời gian cho những thứ không bổ ích?
  • Tôi có dành đủ thời gian để thực hiện những mục tiêu của mình không?
  • Bao nhiêu thời gian tôi dành ra cho việc chăm sóc sức khoẻ, chăm sóc bản thân?

Bạn có thể tải thời gian biểu ở đây.

Nếu bạn thích dùng những ứng dụng trên máy tính, hoặc điện thoại, bạn có thể tham khảo những ứng dụng sau đây:

  • Toggl: kiểm tra thời gian cả khi bạn dùng, hoặc không dùng máy tính, điện thoại (online/offline). Công cụ này có liên kết với Todoist (web) giúp bạn theo dõi thời gian trên mỗi đầu mục cần làm.
  • RescueTime: tải về máy tính, điện thoại. Ứng dụng sẽ tự động theo dõi thời gian bạn sử dụng trên các trang mạng, ứng dụng, và tự động nhóm các hoạt động của bạn vào những mục như “productivity” (hiệu suất cao), “neutral” (bình thường), “unproductive” (hiệu suất thấp). Bạn có thể kiểm tra Bảng theo dõi hằng ngày (Daily Dashboard) để xem điểm hiệu suất làm việc của bạn từ 0-100.

Khi bạn đã hoàn thành việc rà soát thời gian của mình, bạn sẽ hiểu hơn rất nhiều việc bạn đã sử dụng thời gian của mình như thế nào. Bạn có thể chỉ ra được những chỗ cần cải thiện để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Xác định công việc cần ưu tiên

Nếu bạn muốn biết bạn ưu tiên những việc nào, hãy nhìn lại vào thời gian biểu. Có thể bạn nghĩ là bạn đang ưu tiên cho việc học, nhưng thực tế, thời gian biểu lại cho thấy bạn đã chẳng click vào khoá học online nào cả, hay chẳng dành thời gian để đọc sách. Quản lý thời gian là cách để bạn biến những việc bạn nghĩ bạn cần ưu tiên thành việc bạn thực sự ưu tiên.

Có lẽ bạn có một danh sách dài những thứ bạn muốn đạt được trong cuộc sống. Nhưng khi cái nào cũng cần ưu tiên, thì thành ra chẳng có cái gì được ưu tiên cả. Nó làm cho chúng ta bị bối rối với việc lựa chọn, cảm thấy mất đi tập trung cần thiết, trở nên cân nhắc, tính toán thái hoá cho cái gì cần làm trước, cần làm sau. Giải pháp cho chúng ta là hãy bỏ đi những công việc “nên làm” (should-do list) và hướng đến những việc “rất cần” ưu tiên (must-do list)

cách lập những công việc ưu tiên rõ ràng

Tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất và xác định những hành động cần thiết, thiết thực để hoàn thành nó:

  • Để tạo ra kết nối với con cái gia đình, hãy ưu tiên thành thời gian để chơi với chúng
  • Để ăn uống lành mạnh, hãy ưu tiên nấu ăn ở nhà
  • Để trở nên thống thái hơn, hãy ưu tiên việc học và đọc sách

Hãy hạn chế bản thân chỉ nên có 5 việc cần ưu tiên tại một thời điểm. Hãy tập trung vào những việc ưu tiên nằm vào mục “cuộc sống”, “công việc/học tập”, và hãy nhắc nhở bản thân luôn có ít nhất 2 mục này trong danh sách ưu tiên của bạn – nếu chỉ có “công việc” (work) không thôi thì bạn sẽ dễ bị xì-trét lắm đấy!

Ưu tiên việc nào đó cũng đồng nghĩ với việc bớt dành thời gian cho những thứ khác. Hãy nhìn vào thời gian biểu và xem lại những hoạt động không rơi vào trong những mục tiêu bạn để ra. Điều đó cũng có nghĩa là bạn phải có những quyết định khó khăn, như cắt giảm bớt thời gian làm tình nguyện viên để dành thời gian nhiều hơn cho gia đình; hoặc phải bỏ đi những buổi tối thứ 6 hẹn hò với bạn bè để tập trung cho công việc của bạn.

Chỉ có bạn mới biết được bạn muốn gì. Bằng cách hiểu rõ các thứ tự ưu tiên, bạn có thể chủ động quyết định bạn muốn dành thời gian cho những việc gì.

Lập quỹ thời gian

Quỹ chi tiêu hằng tháng sẽ có những khoản, mục được phép chi tiêu bao nhiêu hằng tháng, quỹ thời gian sẽ có những khoản tương tự cho từng giờ đồng hồ. Sau khi hiểu được những công việc cần được ưu tiên, hãy phân cho chúng ra thành những khoảng thời gian bạn cần để hoàn thành. Hãy xem xét những khoản mục này mỗi ngày, mỗi tuần. Giống như việc bạn cho phép bản thân “100.000 đồng để ăn tối”, hoặc “500.000 đồng cho những dịch vụ điện thoại hằng tháng”, hãy phân ra “5 tiếng mỗi tuần để tập thể dục”, “1.5 tiếng mỗi ngày để nấu ăn”

Đầu mục công việcThời gian cho phép
Dành thời gian cho gia đình2 tiếng / ngày
Học vẽ3 tiếng / ngày
Nấu ăn ở nhà1.5 tiếng / ngày trong tuần
Tập thể dục5 tiếng / tuần
Chăm sóc bản thân4 tiếng / tuần

Nếu bạn không rõ bạn cần phải phân bổ bao nhiêu thời gian cho từng mục, hãy chọn khoảng thời gian bạn nghĩ là hợp lý nhất để hoàn thành việc đó. Theo định luật Parkinson công việc luôn kéo dài để khoả lấp lượng thời gian bạn dành cho nó. Nếu bạn phân bổ 1 tiếng đồng hồ, bạn sẽ cố làm xong trong 1 tiếng. Nếu bạn phân bổ 3 tiếng, thì bạn sẽ kéo nó ra để làm trong 3 tiếng. Nếu hạn chế lượng thời gian cần cho một công việc, bạn có thể không hoàn thành việc hoàn hảo những cách bạn mong muốn. Tuy vậy, đổi lại bạn sẽ có thể làm được nhiều thứ hơn bạn tưởng.

Tất nhiên dù có quỹ chi tiêu, nó cũng không đảm bảo mọi thứ sẽ theo ý ta muốn. Chẳng hạn như có cái gì đấy cấp bách xảy ra làm bạn phải tốn thêm tiền. Thời gian cũng vậy, có những thứ sẽ mất nhiều thời gian hơn tưởng tượng làm bạn tiêu tốn hết quỹ thời gian đặt ra. Nhưng không sao, chẳng có cái gì là hoàn hảo cả. Điều quan trọng ở đây là nhận thức. Nhận thức rằng có những thứ không thuộc về sự kiểm soát của bản thân, nhưng không có nghĩa là bạn hoàn toàn từ bỏ việc chủ động kiểm soát thời gian. Nếu bạn theo đuổi việc lập ra kế hoạch quản lý quỹ thời gian, bạn sẽ xây dựng nhận thức xung quanh những quyết định, những lựa chọn cho việc sử dụng thời gian như thế nào để có một cuộc sống tốt hơn.

Thực hành time-blocking

Khi bạn biết quỹ thời gian cho từng hoạt động trông như thế nào và những công việc ưu tiên, hãy bỏ quỹ thời gian vào lịch làm việc, với time-blocking.

“Time blocking là cách quản thời gian bằng cách chia nhỏ một ngày thành những khung thời gian nhỏ (block). Mỗi khung thời gian được dành cho một công việc cụ thể, hoặc một nhóm công việc, và sẽ không dành cho bất cứ việc gì khác. Thay vì cứ mở ra đóng vào to-do list để xem bạn cần làm gì, mọi thứ cần làm đều được ghi vào trong lịch làm việc, cho bạn biết bạn cần làm gì và khi nào.”

Tôi có một bài viết rất chi tiết về time-blocking bạn có thể tham khảo. Ở đây, tôi xin nêu ngắn cách sử dụng phương pháp time-blocking:

  • Chọn dụng cụ: bạn có thể sử dụng giấy trắng, sổ tay, lịch làm việc trên máy tính, hay ứng dụng to-do trên điện thoại.
  • Tạo những khung thời gian (block): hãy bắt đầu từ việc đầu tiên vào buổi sáng, và gắn những block thời gian cho từng việc cụ thể (15 phút, 30 phút, 2 tiếng etc.). Ví dụ bạn muốn dành 1.5 giờ trong quỹ thời gian của mình để nấu ăn thì hãy block thời gian trên lịch của bạn từ 5:00 đến 6:30. Hãy ghi chú cụ thể thời gian đó dùng để làm gì, như “nấu ăn”, “ăn sáng”, “đọc sách”, “nghiên cứu”, v.v…
  • Điều chỉnh phù hợp: nếu có những việc bất thình lình xảy ra, hoặc việc bạn làm tốn nhiều thời gian hơn dự kiến, thì hãy điều chỉnh là lịch cho phù hợp. Bạn có thể đổi các block qua lại, lên xuống để phù hợp với lịch làm việc hằng ngày của mình.
cách làm time-blocking trên lịch làm việc

Hãy tập lên lịch cho mỗi tiếng đồng hồ trong ngày, như giờ ăn trưa, nghỉ ngơi, kiểm tra email. Bạn sẽ có cảm giác thừa thải lúc ban đầu nhưng dần đần, time-blocking sẽ giúp bạn tận dụng từng giây phút bạn có trong ngày.

Lên kế hoạch

Khi chúng ta bắt đầu một ngày mà không có kế hoạch nào cả, chúng ta để nó trôi qua một cách thiếu chủ động. Thay vì chúng ta chủ động hoàn thành những công việc ưu tiên được đề ra, chúng ta sẽ đắm chìm vào những thứ không quan trọng.

Cách để tránh sự thụ động đó là lên kế hoạch. Khi chúng ta dừng lại một chút và suy nghĩ về những mục tiêu chúng ta muốn hoàn thành, chúng ta có thể lên kế hoạch tận dụng thời gian triệt để hơn.

Lên kế hoạch là nền tảng của việc quản lý thời gian – tôi khuyến khích bạn lên kế hoạch cho từng ngày và cho cả tuần:

  • Lên kế hoạch ngày: dù bạn sử dụng time-blocking hay những phương pháp tăng hiệu suất làm việc khác, thì lúc nào bạn cũng nên kế hoạch cho cả một ngày. Bạn nên lên kế hoạch vào buổi tối trước để có kết quả tốt nhất.
  • Lên kế hoạch tuần: hãy thực hiện weekly review để xem lại một tuần làm việc và chuẩn bị kế hoạch cho tuần tới. Hãy tự đặt cho bản thân những câu hỏi như: điều gì tôi muốn hoàn thành nhưng chưa làm được tuần rồi? Điều gì đã trì hoãn tôi làm những điều tôi ưu tiên? Điều gì quan trọng nhất mà tôi muốn hoàn thành vào tuần tới?

Đối với nhiều người, việc lên kế hoạch tốn rất nhiều thời gian. Bạn nên lưu ý 3 điều sau khi lên kế hoạch:

  1. Hạn chế thời gian lên kế hoạch ngày là 15 phút, và kế hoạch tuần là 1 tiếng
  2. Nhớ chừa ra những khoảng thời gian trống cho những việc đột xuất
  3. Linh động chuyển đổi thời gian công việc cần giải quyết nếu cần thiết

Lên kế hoạch cũng không đồng nghĩa với việc tạo ra một ngày hoàn hảo. Thay vào đó, hãy nghĩ về việc lên kế hoạch như một kim chỉ nam giúp bạn định hướng một ngày nên bắt đầu và kết thúc ra sao, giúp bạn luôn hướng về phía Bắc.

Tạo ra nhiều thời gian hơn cho một ngày

Sử dụng thời gian hiệu quả chỉ là một bên của phương trình quản lý thời gian. Thế còn bên còn lại? Đó những phương pháp giúp bạn tạo ra nhiều thời gian hơn trong một ngày. Tuy một ngày không có thêm giờ thứ 25, nhưng vẫn có cách làm cho 24 tiếng như kéo dài thêm ra.

Tập trung

Thời gian làm việc (hay học tập) luôn chiếm phần lớn thời gian của bạn trong một ngày, ít nhất là 8 tiếng đồng hồ. Tuy vậy, nếu bạn xem rà soát lại thời gian biểu ban đầu thì không phải lúc nào chúng ta cũng dùng thời gian làm việc để thật tâm làm việc.

Những việc gây gián đoạn, xao nhãng – cả từ bên ngoài, lẫn từ trong chính chúng ta – làm thời gian chúng ta làm việc giảm xuống chỉ còn 7,6,5,4, hoặc thậm chí 3 giờ, nhưng công việc cần phải làm vẫn không thay đổi. Thay vì cố gắng đấu tranh chống lại những xao nhãng, chúng ta kéo dài ngày làm việc thêm ra.

Một số cách để có thể giúp bạn định hướng lại ngày làm việc của bạn với sự tập trung cao độ:

  • Tạo ra môi trường làm việc tối ưu: rất khó để tập trung khi bạn làm việc trong môi trường nhiều tiếng ồn, dễ làm cho bạn xao nhãng. Cho dù nó là một chồng giấy xếp lộn xộn trước mặt bạn, hay những đồng nghiệp xung quanh đang la ó, gào thét thì cũng thật khó để tập trung. Hãy tạo cho mình môi trường dễ dàng tập trung: dọn dẹp lại bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ, đeo tai nghe vào để cắt bớt tiếng ồn xung quanh. Nếu được, hãy xin làm việc ở nhà và tối ưu hoá góc làm việc tại nhà của bạn.
  • Dùng công cụ khoá trang mạng: bỏ hoàn toàn thói quen lướt mạng xã hội, tin tức, mua sắm online khi đang làm việc. Những công cụ như Self-Control (MacOS), Freedom (Windows, MacOS, iOS, Android) sẽ giúp hạn chế việc bạn đăng nhập vào những ứng dụng dễ xao nhãng trong giờ làm việc.
Freedom app
Dùng ứng dụng như Freedom để chặn trang web trong lúc bạn tập trung làm việc.

Bundling

Bạn đừng hiểu nhầm giữa multi-tasking – làm nhiều việc cùng một lúc – với bundling – làm kết hợp những công việc có tính chất tương tự, hoặc hỗ trợ nhau. Vừa làm việc vừa xem ti-vi chắc chắn sẽ làm bạn xao nhãng, nhưng nếu vừa đi bộ vừa nghe podcast, hay đi công chuyện ở ngoài nhưng tranh thủ dắt con cái đi cùng để chơi với chúng thì lại giúp bạn tiết kiệm được thời gian.

bundling thời gian

Giao việc lại cho người khác

Trong cuốn sách của Laura Venderkam 168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ, cô cho rằng một trong những yếu tố quan trọng của việc quản lý thời gian hiệu quả đó là chỉ tập trung làm những việc mình có thể làm tốt hơn người khác.

Thay vì dùng thời gian của mình để làm những việc chúng ta không giỏi, hoặc có thể làm bởi người khác, hãy tập trung vào cái gì bạn có thể làm tốt. Ngoài những việc này, hãy giao lại cho người khác càng nhiều càng tốt.

Con người chúng ta nên dành nhiều thời gian nhất có thể có để làm những việc chúng ta làm tốt nhất, và ít thời gian nhất có thể cho những việc khác.

Đây là những việc bạn nên bàn giao cho người khác:

  • Việc bạn không giỏi, không thuộc chuyên môn của bạn: bàn giao lại những việc nằm ngoài khả năng làm tốt của bạn cho nhân viên của bạn, hoặc cho người khác muốn đảm trách. Nếu bạn chỉ là nhân viên và không có khả năng giao việc cho người khác, hãy nói chuyện nghiêm túc với sếp để sếp hiểu rằng thời gian của bạn nên dành cho việc gì.
  • Việc lặt vặt (admin): những việc như đặt vé máy bay, trả tiền hằng tháng, hoặc những việc linh tinh tốn thời gian, hãy giao lại cho trợ lý hoặc người khác nếu được.
  • Việc nhà: nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc dành thời gian để lau dọn nhà cửa thì hãy thuê người giúp bạn. Nếu bạn đang sống chung với ai đó và không có tiền để thuê người giúp thì hãy cùng nhau chia việc nhà. Hãy tạo ra lịch vệ sinh nhà cửa, để chỗ nào mà tất cả mọi người đều thấy và biết mỗi người cần làm gì.

Bàn giao việc là cách để bạn giảm bớt trách nhiệm và dành thời gian nhiều hơn cho những việc cần làm, cho những việc thật sự quan trọng.

Nói “Không”

Giảm bớt trách nhiệm là một cách, nhưng tốt hơn là bạn không nhận lấy trách nhiệm ngay từ đầu. Nói “không” là cách bạn đẩy xa những điều không tốt, không đem lại lợi ích cho bạn. Hãy tập từ chối người khác – dù họ bạn bè, người thân, đồng nghiệp, thậm chí là sếp, là thầy cô. Đôi khi bạn sẽ cảm thấy tội lỗi khi phải nói “không” với ai đó, nhưng đây là cách tốt nhất để bạn có thể “bảo vệ” được thời gian cho những việc quan trọng hơn.

Tự động hoá

Dù là công nghệ có thể lấy đi thời gian của bạn, nhưng nó cũng có thể đem lại cho bạn nhiều thời gian nếu bạn biết sử dụng nó đúng cách. Công nghệ có thể giúp bạn tự động hoá rất nhiều việc mà bình thường bạn phải tự làm. Nó sẽ giúp trả lại cho bạn vài phút, thậm chí là vài tiếng đồng hồ.

  • Công cụ quản lý công việc (task management): Bạn có thể Zapier để đẩy task vào những ứng dụng khác một cách tự động, ví dụ từ Zapier đến Todoist. Hoặc bạn có thể liên kết giữa Gmail và Todoist biến email thàng to-do list một cách tự động. Bạn có thể dùng Pleexy để đẩy tất các việc cần làm từ nhiều ứng dụng (Evernote, Gmail, Outlook, Trello, Asana) đến Todoist hoặc Microsoft To-do.
  • Ngân hàng và tài chính: dùng phương pháp trả hoá đơn hằng tháng tự động để bạn không bao giờ trễ hẹn. Thêm nữa, bạn có thể cài tự động chuyển khoản từ tài khoản lương đến tài khoản tiết kiệm mỗi tháng.
  • Email: tiết kiệm thời gian và công sức thông qua hệ thống email giúp bạn lên thời gian gửi mail, hoặc tự động gửi bạn nhắc nhỏ bạn những email chưa có hồi đáp (e.g. Boomerang for Gmail)
Hình minh hoạ cho Zapier

Thư giãn

Tạo ra nhiều thời gian không đồng nghĩa là bạn lúc nào cũng dành cho công việc. Bạn cũng cần thời gian nghỉ ngơi, gác lại những công việc cần làm. Stress đến từ việc quá “ham việc” có thể ảnh hướng đến sức khoẻ, tâm lý, và cả chất lượng công việc nữa.

Theo Mayo Clinic, triệu chứng thường thấy rõ nhất của stress là sự bất an, thiếu động lực và tập trung. Chắc chắn là bạn không thể làm việc gì chất lượng nếu bị stress. Thêm nữa, những triệu chứng này còn có thể dẫn bạn đến việc lười nhác, và trì hoãn.

Đôi khi nhiều việc không đến từ bạn, và có những lúc nó nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy vậy, có một số thứ bạn có thể làm để giảm bớt sự căng thẳng và chủ động giúp bản thân tránh xa những ảnh hưởng tiêu cực của stress:

  • Thường xuyên có những khoảng nghỉ trong giờ làm việc: bạn nên rời xa màn hình máy tính ít nhất 5 phút cho mỗi giờ ngồi trước màn hình. Khi nghỉ ngơi, cố gắng đừng sử dụng mạng xã hội. Thay vào đó, hãy đi qua đi lại, duỗi tay duỗi chân hoặc trò chuyện với đồng nghiệp.
  • Chấm dứt một ngày làm việc, học tập vào một giờ cố định: hãy cố chấm dứt mọi công việc vào một giờ nhất định trong ngày, thay vì cứ lao vào giải quyết công việc, hoặc đọc email liên tục. Hãy tạo cho mình thói quen kết thúc công việc bằng cách rà soát lại những việc cần làm cho ngày mai, và dọn dẹp bàn làm việc.
  • Nghỉ xả hơi: tận dụng ngày nghỉ trong năm để nghỉ xả hơi. Nếu bạn không biết đi đâu, thì có thể ở nhà, hoặc đi dạo vòng quanh thành phố. Nếu bạn đang làm sếp, thì hãy nhớ làm gương cho nhân viên của bạn nhé!
  • Tập thể dục: hãy dành thời gian để rèn luyện sức khoẻ, như đi gym, đi bộ hoặc làm những thứ khác để giúp bạn sống khoẻ hơn. Nếu thích “bundling”, bạn có thể kết hợp việc rèn luyện thể lực với việc đi chơi kết nối bạn bè, như tham gia câu lạc bộ thể thao nào đó, hoặc cùng nhau đi leo núi chẳng hạn.
  • Ngủ: hãy tập cho mình thói quen ngủ đủ giấc (ít nhất 7-9 tiếng mỗi ngày). Khi ngủ đủ giấc chúng ta sẽ thức dậy buổi sáng tràn đầy năng lượng và dễ dàng có được sự tập trung cần thiết cho một ngày mới.

Kết

Nếu bạn áp dụng hướng dẫn lý quản lý thời gian này và sử dụng những nguyên lý nêu trên để tăng cường sự tập trung, tránh xao nhãng, bạn có thể lấp đầy từng phút từng giờ trong ngày với những hoạt động thiết thực, góp phần làm cho cuộc sống thêm ý nghĩa. Hoặc ít nhất, chúng ta sẽ có nhiều thời gian hơn.

Đây là bài dịch nhưng tác giả không dịch toàn bộ và chỉ dịch một phần bài viết. Bạn có thể tham giao bài viết gốc bằng tiếng Anh ở đây. Tất cả hình ảnh đều thuộc bài gốc được tác giả dịch ra tiếng Việt để độc giả dễ hiểu hơn.

Những điều thú vị đang chờ bạn mỗi tuần! Đăng ký bên dưới 👇🏻