Trong 261 ngày việc một năm, 99% ngày làm việc của tôi đều giống nhau—từ lúc bắt đầu, đến lúc kết thúc. Cơ bản là vì tôi rất nghiêm khắc với bản thân trong việc tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả. Nó không phải là việc xây dựng một hệ thống để mọi thứ xảy ra theo đúng ý tôi muốn, mà là một thói quen giúp tôi xử lý mọi thứ hiệu quả hơn, cho dù bất cứ điều gì xảy ra.

Tôi Tôi bắt đầu tạo cho mình thói quen làm việc cách đây bảy năm, và tối ưu nó theo thời gian để phù hợp với tính chất và khối lượng công việc. Một ngày làm việc của tôi được chia làm ba phần: trước khi làm việc, trong lúc làm việc, và trước khi kết thúc ngày làm việc.

1. Trước khi làm việc (Pre Work)

Giờ làm việc của tôi bắt đầu lúc 9h, nhưng thường thì tôi sẽ bắt đầu lúc 8h45’. Nếu tôi có cuộc họp quan trọng vào sáng sớm, tôi sẽ bắt đầu sớm hơn một chút để chuẩn bị. Chẳng hạn, như hôm nay tôi có họp lúc 9h30’ với khách hàng, tôi bắt đầu làm từ 8h30’.

Tôi dành 15’ đầu tiên trong ngày để xem tin tức. Làm trong ngành tài chính như tôi, việc cập nhật thông tin là vô cùng cần thiết. Tôi đăng ký nhận tin tổng hợp vào email mỗi sáng vì không muốn mất nhiều thời gian để xem tin. Mục tiêu của tôi là cập nhật ngắn ngọn những gì đã đang xảy ra trong thế giới tài chính.

2. Làm việc (Work)

Nếu tôi biết có việc quan trọng cần làm vào sáng sớm, tôi sẽ lập tức làm ngay. Nếu không, sau khi xem tin tức, tôi sẽ check mail. Tôi không đọc và trả lời từng email một mà có một phương pháp tôi cho là rất hữu hiệu để check email:

Nếu email nào tôi có thể đọc và trả lời trong vòng hai phút, tôi sẽ trả lời lập tức.

Nếu quá hai phút, tôi sẽ bỏ nó vào thư mục “To Do” cho những việc tôi cần làm. Tôi bỏ vào “Archive” nếu đó chỉ là email cung cấp thông tin chung không cần làm gì cả; hoặc giữ nó lại trong Inbox nếu đó là email quan trọng tôi cần đọc. Đây là phương pháp check mail đã giúp tôi sống sót với “bão” email mỗi ngày khi còn ở Singapore. Nếu muốn biết thêm mẹo quản lý email, bạn có thể xem ở đây).

Sau khi check email, tôi sẽ lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình.

Tôi dựa vào notes tôi viết và email trong mục “To Do” để lên kế hoạch. Tôi dùng cách time-blocking để block thời gian cố định trên lịch làm việc (calendar) cho từng việc cụ thể. Trong khoảng thời gian đã được time block, tôi không check email và cũng không làm việc gì khác. Tôi chỉ tập trung làm việc tôi đã đề ra (deep work.) Những lúc rỗi ra, tôi sẽ check email (dùng phương pháp ở trên) hoặc gọi điện thoại.

Tôi có hai công cụ để ghi chú (take notes): tôi có một file để ngoài Desktop đặt tên là “daily notes.txt” và một quyển sổ. Tuỳ vào tôi đang làm gì, lúc nào, ở đâu, cái nào tiện tôi sẽ dùng. Nếu đang sử dụng máy tính thì sẵn tay tôi sẽ lôi file .txt và gõ vào đấy; nếu thư thả hơn, thì tôi sẽ ghi vào sổ. Tôi ghi lại tất tần tật những gì tôi cho là cần thiết. Thứ tự sắp xếp không quan trọng—miễn sao nó lưu lại hết thông tin để tôi không cần phải nhớ trong đầu—vì tôi sẽ xem lại vào sáng hôm sau. Sau khi dùng rất nhiều những ứng dụng ghi chú khác nhau, tôi hiểu ra một điều rất cơ bản: cái gì càng đơn giản càng tốt.

Tôi thường kết thúc việc vào lúc 4h, có hôm 5h nếu có việc cần giải quyết. Trước khi kết thúc ngày làm việc, tôi có một thói quen rà soát lại mọi thứ trước khi đóng máy—gọi là “shutdown ritual.”

3. Shutdown Ritual

Tôi dành 15’ cuối ngày để xem lại notes, lịch làm việc, email để xem còn gì quan trọng cần làm ngày hôm nay mà tôi bỏ sót. Tôi không dùng thời gian này để lên kế hoạch cho ngày mai (vì tôi lên kế hoạch vào buổi sáng hôm sau.) Tôi dùng thời gian này rà soát lại mọi thứ để chắc chắn rằng tôi có thể đóng máy. Những việc tôi đề ra hôm nay nếu vì một lý do nào đó tôi không làm được, tôi sẽ ghi chú lại vào notes để sáng hôm sau xem và đưa nó vào lịch của ngày mai.

Nếu quỡn, trước khi đóng máy tôi sẽ nói câu “schedule shutdown complete.”

4. Bonus 1: Lập kế hoạch tuần (Weekly plan)

Mỗi sáng thứ Hai, tôi sẽ dành ra 20-30’ để lên kế hoạch cho cả tuần. Tôi xem lại notes, “To Do” folder để lên kế hoạch: ngày nào rãnh hơn, tôi sẽ deep work nhiều, ngày nào bận họp tôi sẽ để ít việc lại, có cuộc họp nào quan trọng tôi sẽ block lịch làm việc trước để chuẩn bị, v.v… Mục tiêu chính của việc lập kế hoạch tuần là giúp tôi hiểu rõ hơn về tuần làm việc của mình, chủ động sắp xếp những gì có thể, chủ động hơn trong những việc tôi muốn dành thời gian để làm. Những gì không lên kế hoạch trước được, tôi sẽ lên kế hoạch ngày vào buổi sáng của ngày hôm đó (như bước #2).

5. Bonus 2: Lên kế hoạch quý (Quarterly plan)

Làm việc, với tôi, không chỉ là việc làm hằng ngày (tasks) phải giải quyết, mà còn là việc đặt ra cho bản thân những mục tiêu lớn hơn trong sự nghiệp. Tôi muốn là ai? Tôi muốn đạt được điều gì trong công việc? Những câu hỏi này tôi không thể trả lời được khi lên kế hoạch ngày hay kế hoạch tuần. Nó cần một mốc thời gian dài hơn để chuẩn bị—do đó cứ mỗi ba tháng, tôi sẽ lên kế hoạch quý.

Tôi đặt ra những mục tiêu lớn và kèm theo đó là những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu, và lên lịch trong kế hoạch tuần. Ví dụ, quý này tôi muốn thuyết trình về việc thúc đẩy sử dụng năng lượng xanh ở doanh nghiệp trong buổi toạ đàm doanh nghiệp ở Toronto thì tôi phải nghiên cứu về chủ đề, tìm ví dụ dẫn chứng, đưa ra những giải pháp của ngân hàng, và lên bài thuyết trình. Dựa trên mục tiêu trong quý và việc cần làm cụ thể, tôi lập kế hoạch tuần. Vào mỗi sáng thứ Ba và thứ Năm tôi sẽ dành ra hai tiếng để nghiên cứu sâu về chủ đề này từ tháng Hai đến hết tháng Ba.

Đọc đến đây, chắc có bạn sẽ bảo tôi giống rô-bốt. Có vẻ rô-bốt thật nhưng đây là cách làm đã giúp tôi làm việc hiệu quả trong môi trường áp lực cao nhiều năm liền, mà vẫn có thời gian cho gia đình, và làm những việc tôi yêu thích. Việc thiết lập một hệ thống xung quanh công việc sẽ cho bạn cảm giác chủ động trong công việc, tập trung làm việc hơn, và quan trọng hơn, nó cho bạn cảm giác thích thú vì được làm chủ bản thân. Cách làm không hề khó, quan trọng là bạn có muốn không. Bạn hãy thử hình thành cho riêng mình một thói quen làm việc xem sao, nhé?