Bài viết này là bài viết đầu tiên trong chuỗi bài viết về phương pháp xây dựng hệ thống làm việc hiệu quả (a productivity system) giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra. Ở bài viết đầu tiên này, chúng ta sẽ nghiên cứu thế nào là một hệ thống làm việc hiệu quả và vì sao chúng ta cần nó.


Khoảng tháng 3 năm 1515, Leonardo Da Vinci được giáo hoàng lúc bây giờ yêu cầu vẽ một bức tranh rất quan trọng trong vòng 7 tháng.

Bảy tháng là một thời gian rất dài để vẽ nên giáo hoàng rất hy vọng Leonardo sẽ sớm hoàn thành để làm quà chào đón một vị khách rất quan trọng – Isabella d’este, một chính trị gia có tầm ảnh hưởng nhất nhì thời đó sẽ đến Rome vào tháng 10 trong một chuyến ngoại giao.

Nhưng thay vì tập trung làm việc, Leonardo lại phung phí thời gian – có những hôm ông vẽ từ sáng đến tối không ngừng nghỉ, rồi để cả tuần sau đó không làm gì. Đang vẽ nửa chừng thì ông lại chuyển sang điêu khắc, suy nghĩ mông lung gì đấy rồi lại nguệch ngoặc lên bản thảo vẽ của mình.

Sau 7 tháng, ông quay trở lại gặp giáo hoàng với bàn tay trắng. Giáo hoàng tức giận đuổi ông ra khỏi điện và không bao giờ nhìn mặt ông nữa.

Mãi đến 15 năm sau, Leonard Da Vinci mới hoàn thành được bức vẽ Mona Lisa.

Sự thích trì hoãn, lười biếng, không ngăn nắp, thiếu tập trung lý giải lý do tại sao Leonardo chỉ vẽ được 15 bức tranh trong cuộc đời mình. Ngay trước khi chết, Leonardo đã rất hối hận vì có rất nhiều thứ mình chưa hoàn thành.

Trái ngược hoàn toàn với Leonardo, Van Gogh đã tạo ra 2,100 tác phẩm chỉ trong một thập kỷ.

Nghệ thuật làm việc hiệu quả (dài lâu)

Mỗi ngày chúng ta đều thức dậy với mong muốn hoàn thành mọi việc đề ra. Chúng ta tự hứa với lòng ngày hôm nay sẽ khác ngày hôm qua. “Hôm nay tôi nhất định phải làm việc hiệu quả.” và sau đó, lại có một giọng nói thỏ thẻ vang lên trong đầu.


“Hmm, nghỉ ngơi chút đã, lên Facebook chơi một tí thôi.”

“Tôi không có thời gian để làm X – tôi đang rất bận”

Thay vì đấu tranh chống lại cơn lười biếng thì chúng ta lại dễ dàng bỏ cuộc. Một phút xem Facebook, biến thành 3 giờ đồng hồ xem Youtube, rồi dần dần chúng ta lại bỏ phí hơn 17 tiếng đồng hồ một tuần cho những việc không đem lại lợi ích cho cuộc sống.

17 tiếng đồng hồ một tuần là 68 giờ một tháng.

68 giờ một tháng là 816 giờ một năm.

Vậy cứ mỗi một năm, chúng ta đã phí phạm đi mất 34 ngày.

Bạn thấy đấy, cơn lười biếng, trì hoãn có thể dễ dàng cướp đi một tháng thời gian của bạn. Nếu bạn thật sự muốn phát triển bản thân, làm việc hiệu quả hơn, bạn cần phải thay đổi ngay bây giờ.

Nhưng câu hỏi là, làm thế nào?

Tôi làm việc trong lĩnh vực tài chính – công việc thường đòi hỏi tôi làm việc hơn 8 tiếng một ngày. Ngoài công việc, tôi còn dành thời gian nghiên cứu, đọc sách, duy trì trang blog của tôi, cho ra bài viết mỗi tuần và viết nhật ký tuần mỗi Chủ nhật. Sắp tới tôi còn cho ra mắt podcast GrowGradually (Lớn dần dần) và tôi dự định sẽ cho ra số mới mỗi tuần. Ngoài những điều này, tôi cũng muốn dành thời gian để kết nối với gia đình, người thân, chăm sóc bản thân về tinh thần (thiền) và sức khoẻ (hiking, tập thể dục).

Để làm được tất cả những thứ trên, tôi không được phép lười biếng. Nhưng tôi có lười biếng chứ. Không phải ngày nào tôi cũng thức dậy tràn đầy năng lượng. Có những lúc tôi rất lười, chỉ muốn nằm vật ra và chơi điện tử. Nhưng 90% những lúc như thế, tôi luôn có thể thoát khỏi ý nghĩ này và tiếp tục làm việc… Vì sao?

Vì tôi có một hệ thống giúp tôi làm việc hiệu quả (a productivity system) – cả trong công việc công sở, và những dự án cá nhân. Nó giúp tôi bỏ đi ý niệm lười nhác, tập trung hơn cho công việc cần làm, quản lý mọi thứ một cách ngăn nắp và hệ thống hơn.

Hệ thống làm việc hiệu quả là gì?

Theo định nghĩa của hàn lâm, hệ thống giúp làm việc hiệu quả là cách bạn tạo dựng ra quy trình làm việc giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh hơn, hành động hiệu quả, và dẫn đến việc bạn hoàn thành được nhiều việc hơn. Hệ thống làm việc hiệu quả là chuỗi những phương pháp, công cụ làm việc hướng dẫn bạn cách xử lý công việc (dù việc đó là gì), cách ưu tiên việc cần làm, sắp xếp thông tin dữ liệu, giúp bạn dễ dàng theo dõi, xem lại những việc đang làm có đang hiệu quả không.

Theo định nghĩa của tôi, hệ thống làm việc hiệu quả là Google Maps khi bạn cần đi từ điểm A đến điểm B. Bạn chỉ cần gõ vào Google Maps bạn đang ở đâu, và bạn cần đi đến đâu thì ứng dụng sẽ vẽ ra cho bạn con đường tối ưu nhất, và bạn cứ thế mà yên tâm đi.

GTD (Hoàn thành mọi việc) của David Allen có thể là phương pháp quản lý công việc nổi trội nhất và được nhiều người sử dụng nhất trên thế giới. Bản thân tôi là chịu rất nhiều ảnh hưởng của GTD (getting things done) và đã từng áp dụng phương pháp này gần như 100% vào cuộc sống.

Tuy nhiên theo thời gian, tôi đã tự tạo ra một hệ thống làm việc khác đi một chút (vẫn chịu ảnh hưởng của GTD) phù hợp hơn với công việc tôi đang làm, với suy nghĩ và tính cách của tôi.

Ở những bài viết tiếp theo, tôi sẽ đưa ra những mô hình làm việc tôi đang sử dụng (và công cụ tôi sử dụng) giúp tôi làm việc hiệu quả hơn ở công sở, và đạt được những mục tiêu cá nhân tôi đặt ra.

Nhưng trước hết, tôi phải thuyết phục được bạn vì sao bạn cần xây dựng một hệ thống giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Vì sao chúng ta cần hệ thống làm việc hiệu quả

Có 2 vấn đề thường gặp làm chúng ta làm việc thiếu hiệu quả:

Thứ nhất, chúng ta thiếu năng lượng. Bạn cảm thấy không có thời gian, và năng lượng để làm thứ bạn nghĩ bạn cần làm.

Thứ hai, chúng ta thiếu khả năng duy trì. Bạn đưa ra tiêu chí tập thể dục 3 ngày một tuần, nhưng bẵng đi một tuần thì bạn quên mất.

Một hệ thống làm việc hiệu quả nếu xây dựng đúng cách sẽ giúp bạn giải quyết hai vấn đề trên. Ngoài ra nó còn có 4 lợi ích khác mà tôi không thể không nhắc đến:

1- Bạn không cần phải có động lực mới làm được việc

Một người không làm việc hiệu quả sẽ luôn nghĩ rằng mình cần phải có động lực mới làm việc được. Hãy nghĩ đến mỗi ngày bạn phải thức dậy sớm để đi học hay đi làm.

Bạn có phải ngày nào cũng thức dậy với tâm lý háo hức chờ đợi không? Không. Nhưng bạn có dậy đánh răng, thay quần áo để đi làm, đi học không? .

Có phải ngày nào tôi cũng có động lực viết blog không? Tất nhiên không. Nhưng tôi vẫn làm không? .

Động lực là thứ được chúng ta quá đề cao trong cuộc sống, nhưng thực tế nó chỉ là thứ cảm xúc rất ngắn hạn, mà chúng ta không nên dựa dẫm. Hệ thống làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn loại bỏ ham muốn cần động lực, loại bỏ sự phụ thuộc vào nó để hoàn thành công việc đề ra.

2- Bạn tập trung ít hơn vào việc lập kế hoạch (planning), và nhiều hơn vào việc thực hành (execution)

Nếu bạn cũng như tôi, bạn sẽ thường hay hứng khởi làm một cái gì đấy mới, nhưng sau đó thì mất dần năng lượng vì đã dồn nó hết vào việc lập kế hoạch và khi cần triển trai thì nguồn năng lượng đã cạn kiệt. Xây dựng hệ thống làm việc sẽ giúp bạn giảm thiểu việc lên kế hoạch giúp bạn tập trung năng lượng hơn vào việc cần làm.

3- Bạn hiểu rất rõ mình cần phải làm gì

Phần lớn nguyên do chúng ta lười biếng là do chúng ta không biết phải bắt đầu từ đâu. Việc có được mọi thứ rõ ràng thông suốt trước mắt bạn sẽ giúp bạn tự tin rằng mình có thể hoàn thành được nó. Có một hệ thống làm việc sẽ giúp bạn đặc biệt khi bắt đầu một cái gì đó mới, như việc học tiếng Anh, hay đi xin việc chẳng hạn. Với tôi, tôi sẽ không thể lập trang viết blog, hay làm podcast nếu tôi không biết mình cần làm gì, bước tiếp theo là gì.

4- Bạn hoàn thành được nhiều việc hơn bao giờ hết

Tôi đã từng chia sẻ trên một số của Nhật ký tuần rằng nhờ hệ thống làm việc tôi tạo ra nơi công sở, tôi hoàn thành nhiều việc hơn ở công sở, nơi mà mỗi ngày tôi phải có hơn 100 email cần xử lý. Tôi có thể trả lời hết email, làm hết việc cần làm, giải quyết cả việc của đồng nghiệp đang nghỉ phép mà vẫn đóng máy lúc 5 rưỡi chiều. Tôi làm được nhiều việc hơn với thời gian ít hơn. Đó chính là sự kỳ diệu khi bạn tạo cho mình một quy trình làm việc, dù ở bất kỳ đâu và là công việc gì.

Đây là những lợi ích thấy rõ nhất khi tạo ra một hệ thống làm việc chuẩn mực. Ngoài ra, bạn còn sẽ cảm thấy phấn chấn hơn khi công việc tiến triển theo ý bạn; bạn có nhiều thời gian dành cho bản thân, gia đình và những kích thích tích cực khác về mặt tinh thần khi bạn sống cuộc sống bạn mong ước – tuyệt vời quá đúng không?

Kết

Bản thân tôi là người thích sự ngăn nắp trong suy nghĩ, nên việc tôi thích xây dựng một hệ thống giúp cải thiện tư duy không có gì là lạ. Nhưng thực tế, xây dựng hệ thống làm việc không chỉ giúp những người “nerdy” như tôi, mà nó còn có thể giúp được tất cả mọi người, những ai muốn phát triển hơn, hoàn thiện bản thân hơn. Tin tôi đi, tôi làm được, chắc chắn bạn cũng được!