Công việc là một phần cuộc sống. Mỗi ngày chúng ta dành ít nhất 8 tiếng cho công việc, đôi khi phải đến 9-10 tiếng. Tôi muốn chia sẻ một số phương pháp thực tế tôi đã dùng để giảm bớt thời gian làm việc. Những điều này do tôi vô tình đọc ở đâu đó và áp dụng, hoặc tự nghĩ ra do nhu cầu, và bản chất công việc. Tôi luôn tin rằng nếu chúng ta làm việc đúng cách, đúng phương pháp, thì chúng ta sẽ làm việc hiệu quả hơn, bớt thời gian dành cho nó, và dành nhiều thời gian hơn cho chính chúng ta.

1) Mở máy lúc 8h45, đóng máy lúc 6h15

Work expands to fill the time available

Parkison’s Law

Theo quy luật Parkinson, công việc luôn kéo dài ra để lấp đầy thời gian. Nếu bạn cho bản thân 1 tuần để thực hiện công việc đáng nhẽ chỉ cần 1 ngày thì công việc đó sẽ tự nhiên trở nên phức tạp hơn để lấp đầy thời gian bạn đặt ra. Tôi làm việc đúng 8.5 tiếng, nghỉ trưa 1 tiếng. Tôi luôn cố ép bản thân làm xong việc trước 6h15, và với tôi nó rất hiệu quả.

2) Dành thời gian để “Deep Work” và không họp hành

Với tôi, buổi sáng là thời gian tốt nhất để tôi tập trung làm việc, vì lúc đó tôi tỉnh táo nhất. Do đó, tôi luôn chọn công việc quan trọng cần phải hoàn thành trong ngày vào buổi sáng, và hạn chế bất cứ điều gì làm gián đoạn sự tập trung của tôi. Tôi block hết buổi sáng trong lịch làm việc (9h đến 1h) để không ai có thể xếp lịch họp, và đặt tên là Deep Work. Tất nhiên, trừ những cuộc họp rất quan trọng như thuyết trình với khách hàng, hoặc cuộc họp hàng tuần với team mà sếp xếp vào buổi sáng rồi thì tôi không đổi được.

Bây giờ tôi dùng thời gian buổi chiều để họp, và làm công việc khác ít quan trọng hơn, ít cần năng lượng hơn.

3) Đặt lịch họp 15-30 phút

Tôi đặt lịch họp tối đa là 30 phút, kể cả với khách hàng trừ phi là các buổi thuyết trình quan trọng. Rất nhiều cuộc họp của tôi chỉ diễn ra có 15 phút. Tôi rất dị ứng với những cuộc họp dài lê thê không mục đích. Nếu tôi nhận được những lời mời họp như vậy, tôi sẽ hỏi lại, và thậm chí từ chối họp nếu người mời không thuyết phục được tại sao tôi phải có mặt trong cuộc họp đó.

Nếu chúng ta muốn làm việc hiệu quả, thì đôi khi cần phải cứng rắn trong việc quản lý thời gian của bản thân.

4) Tập trung làm từng việc, không multi-tasking

Tôi vốn là người không làm được nhiều việc cùng một lúc. Tôi làm xong việc này rồi mới đến việc khác. Tất nhiên không phải lúc nào cũng thành công vì đôi khi đang tập trung thì sếp gọi hỏi cái này cái khác, hay có một email cần phải trả lời ngay, nhưng tôi luôn cố gắng hạn chế để không bị phân tâm khi không cần thiết. Tôi luôn dán vào màn hình 3 việc tôi cần hoàn thành trong ngày, để khi tôi bị phân tâm và quên mất mình đang làm gì, tôi luôn dùng nó để quay về với việc mình cần làm.

5) Viết email ngắn gọn, súc tích

Mỗi ngày tôi nhận 70-80 email, và khoảng 70% trong số đó tôi cần phải xử lý. Có những lúc lên đến cả trăm email. Nếu tôi không có một hệ thống để quản lý email hiệu quả thì tôi sẽ không thể làm gì khác ngoài việc đọc và trả lời email. Tôi tập viết email rất ngắn gọn, đủ ý nhưng không tạo cảm giác cụt ngủn, thiếu tôn trọng người đọc – sếp tôi gọi đó là “the art of being short and sweet”.

6) To-do list và time-blocking

Tôi là fan cuồng nhiệt của time-blocking và nó là một trong những kỹ năng làm việc hiệu quả nhất tôi từng ứng dụng. Mỗi ngày tôi liệt kê việc cần làm (to-do list) trong ngày, chia theo mục lục, và block thời gian cụ thể trên lịch làm việc để hoàn thành nó.

7) Dành một thời gian cố định trong tuần cho việc lặt vặt, và lên lịch cho tuần sau

Tôi luôn dành 2-3 tiếng cuối ngày thứ 6 để giải quyết hết những công việc lặt vặt. Thay vì làm mỗi ngày một ít, tôi dồn hết những việc này vào một thời gian cố định và giải quyết hết một lượt. Tôi cũng dùng thời gian này để lên kế hoạch cho tuần kế tiếp, và gắn những công việc quan trọng vào thời gian biểu. Như vậy, khi bắt đầu một tuần mới, tôi sẽ biết trước việc gì mình cần phải làm.

Kết

Tôi sử dụng những phương pháp này mỗi ngày, và nó đã thay đổi đáng kể phong cách làm việc của tôi. Dù đôi khi vẫn có những ngoại lệ, tôi luôn cố gắng quay trở về những điều tôi đặt ra cho bản thân vì tôi nghĩ chỉ có như thế công việc, và cuộc sống của tôi mới trở nên tốt hơn được.