Trong cuộc sống công sở bận rộn, việc quản lý email trở nên rất cần thiết để chúng ta làm việc hiệu quả, bớt thời gian vào những việc không cần thiết và tập trung làm những việc quan trọng hơn.

Một ngày, tôi nhận trung bình 70 đến 80 email. Những lúc có dự án, Inbox của tôi có thể lên đến gần 200 email một ngày. Do khao khát làm ít chơi nhiều của bản thân, tôi luôn tìm hiểu những phương pháp để tăng tính hiệu quả làm việc. Trong bài này, tôi xin kể cho mọi người 5 mẹo tôi dùng trong suốt 5 năm qua để có thể tự động hoá, quản lý và lưu trữ email tốt hơn. Tôi cũng vừa mới cải tiến, tối ưu hoá quy trình email-calendar-task list nhưng tôi xin hẹn một dịp khác để chia sẻ kỹ hơn nhé.

Chú ý: đây là những mẹo tôi làm trên Outlook 2016. Những Outlook đời trước hay những dịch vụ email khác như Gmail, Hotmail đều có những tính năng tương tự. Tôi sẽ không đi chi tiết vào cách cài đặt ở đây vì những mẹo này rất dễ làm, mọi người hoàn toàn có thể Google được.

1) Luôn làm nổi bật email từ…sếp

Nếu tôi phải chọn email nào phải giải quyết trước, tôi xin chọn email sếp tôi trước… hihi. Do đó giữa một núi email nhận được trong ngày, việc nhận ra đâu là email của sếp rất quan trọng. Tôi luôn dùng màu riêng biệt dành cho email của sếp:

  • Tôi dùng màu đỏ cho những email sếp gửi: bằng cách này tôi sẽ nhận ra tức thì và nhảy ngay vào đọc đầu tiên.
  • Tôi dùng màu xanh dương đậm cho những email sếp được cc: tôi sẽ đọc những email này ngay sau email sếp gửi. Những email này tuy không từ sếp nhưng người gửi ‘cố tình’ cc sếp thì nó cũng quan trọng không kém.

Tôi luôn luôn xử lý hai loại email này đầu tiên. Và bạn cũng nên như thế.

Bạn hoàn toàn có thể dùng nguyên tắc này cho những email quan trọng khác, ví dụ khách hàng, hay một dự án quan trọng nào đó. Nên nhớ, cách duy nhất để mẹo này phát huy tốt là nó nên áp dụng cho một đối tượng, hay một nhóm đối tượng nhất định. Nếu ai bạn cũng áp dụng thì cả mailbox trở nên đỏ lòm (hoặc xanh lòm) thì không còn hiệu quả nữa.

Chú ý: Màu mặc định của Outlook thường là màu đỏ cho những email chưa đọc. Bạn nên thay đổi mặc định này vì khoa học chứng minh bộ não của chúng ta phản ứng mạnh với màu đỏ. Nếu dùng vừa phải nó sẽ tăng sự chú ý, tập trung, nhưng nếu nhìn màu đỏ nhiều quá thì mức độ stress sẽ tăng lên. Tôi khuyên mọi người nên đổi qua màu lạnh. Tôi thường dùng màu đen.

2) Thay đổi tiêu đề email cho phù hợp với nội dung

Có thể nhiều lần, bạn đọc email nào đó rồi phát hiện tiêu đề chẳng liên quan gì đến nội dung. Có thể là email với tiêu đề rất ngắn (“Call”, “Hi”), hoặc có lúc dài thòng lòng cùng với những ký hiệu khó hiểu. Việc trả lời trên những email này rất kém hiệu quả bởi vì sau này bạn sẽ rất khó tìm lại.

Email lúc nào cũng nên theo cấu trúc: nội dung + tên dự án (sự kiện) hoặc nội dung + tên khách hàng. Khi trả lời email với những tiêu đề khó hiểu, bạn hãy thay đổi tiêu đề theo cấu trúc này khi trả lời, vì nó sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn tìm lại email cũ. Bạn nên để tên dự án, tên khách hàng ở cuối vì nó phục vụ cho việc sắp xếp email của bạn, chứ không phải người nhận. Người đọc sẽ chú ý đến nội dung email hơn, bạn nên để nó ở đầu.

3) Sử dụng luật (rules) để tự động hoá email

Có những email chỉ mang tính chất hành chính, không quan trọng, không cần phải đọc nhưng cần lưu trữ thì bạn nên cài đặt luật để nó tự động đẩy từ inbox vào một thư mục cố định. Ví dụ, tôi cài chế độ đẩy tất cả những email duyệt ngày nghỉ, email báo hoá đơn taxi, điện thoại, hay chi tiết cuộc gọi Zoom vào hết thư mục “Admin”. Làm như vậy những email này không bao giờ xuất hiện trong inbox của tôi, nên tôi không mất công xoá, hay dời nó đi chỗ khác. Nó đã được tự động lưu trữ ở một chỗ khi cần tôi có thể tham khảo. Cách này rất tiết kiệm thời gian.

4) Tạo thư mục con trong Inbox để dễ tra cứu

Bạn đừng nên chỉ làm việc chỉ với Inbox vì nó sẽ là cơn ác mộng khi bạn muốn tra cứu sau này. Thay vào đó, bạn nên tạo ra những thư mực con để lưu trữ email liên quan.

Bạn có thể tạo thư mục theo tên khách hàng, tên dự án hoặc sự kiện. Việc tạo ra thư mục riêng rất dễ cho bạn nếu muốn tìm lại email cách đây 1 tháng, 3 tháng hoặc thậm chí cả 1 năm trước. Có thể mọi người đọc tới đây sẽ cảm thấy lười vì phải tạo thư mục rồi di chuyển từng email vào trong đấy. Không hề. Việc này dễ vô cùng nếu bạn làm đúng theo mẹo #2 (thay đổi tiêu đề email). Bạn chỉ cần tìm kiếm (sort) Inbox theo tên khách hàng, hay theo tiêu đề email là bạn có thể di chuyển chục đến vài chục email cùng lúc.

Ngoài những thư mục chính đang hoạt động (active), tôi có thêm thư mục Lưu trữ (Archive) cho dự án, sự kiện đã hoàn thành. Khi bỏ vào Archive, tôi đổi tên thư mục của dự án một chút, đính thêm năm hoàn thành (ví dụ: Product XYZ Launch Event khi bỏ vào Archive tôi đổi thành 2019 – Product XYZ Launch Event). Vì sao? Vì tôi chỉ lưu trữ dữ án trong 2 năm gần nhất. Những dự án trước đó, tôi sẽ xoá đi để tiết kiệm bộ nhớ.

5) Tự động hoá một số thao tác trên email (quick steps)

Các ứng dụng email đều cho phép tạo những thao tác tự động trên Inbox. Ví dụ bạn có thể tạo một cuộc họp/cuộc gọi hoặc tạo to-do list ngay trên email mà không cần phải lên lịch hoặc tạo task thủ công, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Bạn có thể làm theo một số thao tác có sẵn hoặc tự tạo cho mình một cái riêng phù hợp với công việc. Một số những thao tác tôi dùng hằng ngày:

  • Tự động tạo Task list: Khi có email mà nội dung yêu cầu tôi phải thực hiện thì tôi chỉ cần click chuột là email của tôi sẽ chuyển tự động từ Inbox qua Task list.
  • Lên lịch họp: Tôi có tạo ngay lịch họp với chi tiết Zoom trên email. Những người có trong email đều được gắn thành những người được mời họp, không cần phải tạo thủ công.

Đấy, 5 mẹo đơn giản lắm đúng không? Hy vọng nó có thể giúp được mọi người làm việc nhanh và hiệu quả hơn. Nếu mọi người áp dụng những mẹo này thì có thể tiết kiệm 30 phút – 1 tiếng đồng hồ một tuần, tuỳ theo lượng email cần xử lý. Vậy là gần nửa ngày làm việc 1 tháng rồi còn gì! Thời gian tiết kiệm được tranh thủ đóng máy đi về sớm, nhỉ?