Đây là bài đầu tiên trong chuỗi bài viết “3-3-3” tôi chia sẻ tất tần tật về bí kíp tôi tính cóp được suốt bao năm qua về nguyên lý làm việc hiệu quả (productivity) và cách áp dụng thực tiễn vào cuộc sống. Chuỗi bài viết bao gồm: 3 quan niệm sai lầm về productivity, 3 định luật productivity, và 3 nguồn lực để giúp tăng khả năng làm việc.

Happy Reading!


1. Quan niệm “tôi không có thời gian”

“Tôi không có thời gian” thường là câu nói cửa miệng của mọi người. Chúng ta thường dùng thời gian là lý do khi không muốn làm một việc gì đó. Nhưng rất tiếc, quan niệm này là sai. Vì sao? Vì thực tế thời gian hoàn toàn nằm trong sự kiểm soát của chúng ta. Khi chúng ta muốn làm cái này, mà không muốn làm cái khác, chúng ta tự chọn việc sử dụng thời gian như thế nào. Ai cũng dễ nói rằng “tôi không có thời gian” khi người khác nhờ vả hay ta tự nói với bản thân là “tôi không có thời gian” những khi lười tập thể dục. Nhưng nếu bạn cho tôi 1 tỷ đồng và yêu cầu tôi đi tập gym thì sao? Tôi chắc chắn sẽ đi. Điều đó chứng tỏ không phải “tôi không có thời gian” mà tôi lựa chọn không tập thể dục.

Hiểu được thời gian luôn nằm trong sự kiểm soát, dù chúng ta ở đâu, làm gì, và trong tình huống nào là rất có ích để cải thiện cách quản lý thời gian. Vì khi bạn nói “tôi không có thời gian”, bạn vô tình huyễn hoặc bản thân, làm bản thân chấp nhận sự thật là chắc mình bận và không có thời gian thật. Nhưng điều đó hoàn toàn sai – bạn chủ động lựa chọn không dành thời gian để làm việc đó.

Trên thực tế, phần lớn chúng ta có nhiều thời gian hơn chúng ta nghĩ. Nếu bạn không tin bạn có thể chịu khó kiểm tra trong 1 ngày mình sử dụng thời gian như thế nào thì sẽ hiểu bạn có quản lý nó hiệu quả hay không. Đừng ngạc nhiên khi thấy rằng bạn nói không với việc tập thể dục, nhưng lại dành 2-3 tiếng xem Netflix, lên Facebook hay cả buổi tối đi ăn nhậu với bạn bè.

Chính trị gia William Penn ở thế kỷ thứ 17, có một câu nói mà tôi thấy rất chí lí. Ông nói như thế này:

Time is what we want most, but what we use worst.

William Penn

*Thời gian là thứ ai cũng muốn nhất, nhưng lại sử dụng tệ nhất.

Chúng ta cần tập cho bản thân không được dùng thời gian làm cái cớ để trì hoãn (procrastination), và khi chúng ta càng ý thức được rằng thời gian nằm trong sự kiểm soát của bản thân, chúng ta sẽ quản lý nó hiệu quả hơn.

Ok, nếu vậy thì bạn thực hành nó như thế nào?

Thứ nhất, hãy loại bỏ câu “tôi không có thời gian” ra khỏi từ điển của bạn. Không bao giờ được dùng nó nữa. Tôi đã từ lâu lắm rồi không dùng 4 chữ “không có thời gian”. Nếu bạn chưa thể làm được điều gì đó, đừng dùng thời gian làm cái cớ, phải thành thật với bản thân vì sao mình chưa làm được bây giờ.

Thứ hai, nếu bạn làm bước 1 rồi mà vẫn chưa làm được chuyện bạn muốn làm, bạn thử rà soát lại bạn làm những việc gì trong 1 ngày rồi tự đánh giá cách sử dụng thời gian của bản thân. Matt D’Avella, một Youtuber nổi tiếng, có làm một video theo dõi mỗi phút mỗi ngày trong 3 tháng để xem mình làm gì. Nếu Matt có thể làm được trong 3 tháng, thì bạn có thể làm trong vài ngày hoặc vài tuần. Khi tôi làm thử nghiệm này, tôi mới phát hiện ra mình đã hoang phí biết bao nhiêu thời gian trong một ngày. Việc xem Netflix, Youtube từ 30 phút, rồi thành 1 tiếng và cuối cùng là mất cả nửa ngày trời lúc nào không hay.

Thứ ba, dùng time -blocking để giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Trên thực tế, nó là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất quả đất này. Bạn hãy thử áp dụng nó một tuần và nhận ra ngay sự khác biệt. Cả Elon Musk và Bill Gates đều áp dụng phương pháp này để quản lý quỹ thời gian của mình. Tôi dùng phương pháp này mỗi ngày, cả trong công việc lẫn những kế hoạch cá nhân. Mỗi buổi tối tôi đều dành thời gian để lên thời gian biểu cho ngày hôm sau và gắn vào lịch của mình. Bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn chi tiết của tôi về cách thực hành phương pháp này.

Thứ tư, đọc cuốn sách Make Time (Quản lý thời gian hiệu quả) của Jake Knapp và John Zeratsky. Sách này chỉ rất nhiều thủ thuật để bạn tập trung vào cái bạn muốn làm, và tránh xao nhãng.

Điều quan trọng tôi muốn nói ở đây là thời gian là do chúng ta kiểm soát. Thời gian, với tôi, nó cũng giống như cơ bắp vậy. Nếu bạn chăm tập gym, cơ của bạn sẽ giãn nở ra. Nếu bạn biết chăm bẵm thời gian và dùng nó hợp lý, ngày của bạn sẽ “giãn nỡ” và tự nhiên bạn sẽ cảm thấy làm được rất nhiều việc dù 1 ngày cũng vẫn chỉ là 24 tiếng.

We can make time because our time is ultimately within our control.

Jas Nguyen

2. Quan niệm “tôi cần động lực”

Tôi biết về nguyên tắc “tôi không cần động lực” cách đây khoảng 8, 9 năm khi tôi đọc qua cuốn sách Tôi nói gì khi tôi nói về chạy bộ của Haruki Murakami (một trong những quyển sách tôi yêu thích nhất). Murakami đã giúp tôi thay đổi cách nhìn nhận về sự sáng tạo và productivity và nhờ đó, năng suất làm việc của tôi thay đổi rõ rệt. Tôi hiểu được rằng quan niệm “tôi cần động lực” để làm gì đó là một sai lầm.

Hãy dùng lại ví dụ ở trên, việc tập thể dục. Bạn đang vật lộn với ý nghĩ đi tập gym. Bạn nghĩ bạn nên đi tập gym. Giữa việc bạn nghĩ bạn nên, và hành động bạn làm có một khoảng cách – đó chính là động lực. Động lực là cầu nối giữa ý nghĩ và hành động. Động lực là cảm giác muốn làm một cái gì đó. Bạn chuyển từ “tôi nghĩ nên tập gym” thành “tôi muốn tập gym” và cuối cùng là “vì tôi muốn, nên tôi đi tập gym”.

Thường chúng ta đều nghĩ rằng chúng ta cần động lực – chúng ta phải cảm thấy muốn làm một cái gì đó thì chúng ta mới làm. Và đó là quan niệm của những người thích trì hoãn (procrastinator).

Ở một công thức đơn giản hơn (và hoàn hảo hơn), chúng ta sẽ đi từ ý nghĩ đến thẳng hành động mà không cần biết chúng ta có muốn hay không.

Muốn, về cơ bản là cảm giác. Mà cảm giác thì luôn mang tính nhất thời và không đáng tin cậy. Nó có thể thay đổi thất thường, tuỳ ngày, tuỳ tâm trạng. Nếu bạn phải dựa vào một thứ cảm giác mông lung thất thường để vạch ra kim chỉ nam sống thì thật là tai họa. Thay vào đó, hãy tập khi trong đầu có một nghĩ nào đó cần thực hiện, thì lập tức thực hiện nó – đó gọi là kỷ luật.

Murakami, trong cuốn Tôi viết gì khi tôi viết về chạy bộ, có viết một đoạn nói về cách ông sáng tác tiếu thuyết như sau:

“Khi tôi viết tiểu thuyết, tôi thức dậy vào lúc 4h sáng và viết khoảng 5,6 tiếng. Buổi chiều, tôi chạy 10km hoặc bơi 1500m (hoặc cả hai), sau đó tôi đọc sách và nghe nhạc. Tôi ngủ lúc 9h. Tôi giữ thói quen này mỗi ngày mà không thay đổi bất cứ gì, dù tôi có muốn hay không. Sự lặp lại là điều rất quan trọng; nó như thuật thôi miên vậy. Tôi thôi miên chính tôi vào trạng thái tập trung sâu.”

Trong 20 năm sáng tác văn chương, Murakami cho ra đời 23 tiểu thuyết được dịch ra hơn 50 thứ tiếng, rất nhiều sách phi tiểu thuyết, chưa kể hơn 100 bài viết lớn nhỏ, tạp văn… Ông sẽ không thể có được thành tựu văn chương đồ sộ nếu chỉ dựa vào động lực.

Cái chúng ta cần không phải là động lực, mà là tính kỷ luật, là ý chí. Sự lặp đi lặp lại tuy nhàm chán, nhưng nó chính là bí kíp giúp bạn hoàn thành bất cứ việc gì.

Một đứa trẻ 3 tuổi nó sẽ hành động theo cái nó muốn, một người lớn sẽ hành động theo cái họ cần làm. Ví dụ như việc chúng ta đi làm vậy, dù muốn dù không, mỗi ngày đều đặn chúng ta đều thức dậy, mặc quần áo và đi làm. Chúng ta không cần phải cảm thấy muốn đi làm thì mới đi làm, chúng ta đi làm vì đó là nghĩa vụ, là sự chuyên nghiệp. Nếu ta có thể áp dụng sự chuyên nghiệp đó vào bất cứ việc gì, thì hiệu quả làm việc là vô cùng tận.

Tôi biết thật không dễ để bỏ ngay động lực ra khỏi công thức tăng hiệu suất làm việc. Cho nên tôi sẽ chỉ cho bạn 3 phương pháp có thể giúp bạn dễ dàng có động lực hơn để làm việc mình cần làm.

2 phương pháp đầu tập trung vào hành động, phương pháp sau tập trung kết quả.

Phương pháp 1: Làm cho việc bạn làm trở nên thích thú hơn. Khi việc mình làm mang lại niềm vui, mình sẽ muốn làm nó hơn. Cái này thì ai cũng biết. Khi bạn thích một cái gì đó, bạn sẽ muốn làm nó. Với tôi, tôi “lừa” bộ não của mình để nó nghĩ rằng tôi đang thích làm bằng cách tạo ra một môi trường nhiều niềm vui. Tôi luôn nghe bật Spotify những bản nhạc tôi thích khi học hoặc làm việc; tôi nghe podcast khi tôi chạy bộ, hoặc xem Netflix nếu chạy ở phòng gym.

James Clear, trong cuốn Atomic Habits (sách tiếng Việt có tựa Thói quen nguyên tử), có đề cập đến những ví dụ kinh điển có thể giảm trì hoãn, với công thức:

Chỉ làm [CÁI MÌNH THÍCH] khi làm [CÁI MÌNH GHÉT]

  • Chỉ được nghe sách nói, hay podcast khi tập thể dục
  • Chỉ được đi làm móng, mát xa chân khi xử lý email công việc đang tồn đọng
  • Chỉ được xem chương trình truyền hình yêu thích khi đi ủi đồ, hoặc làm việc nhà

Phương pháp 2: Làm cho việc bạn KHÔNG làm trở nên đau đớn hơn. Nếu bạn bị “trừng phạt” cho việc bạn không làm, thì bạn sẽ muốn, hoặc đúng hơn bạn sẽ phải làm nó. Với tôi cách trừng phạt hiệu quả nhất là đánh vào tài chính: mất tiền. Nếu bạn muốn tập thể dục, nhưng lười và cần động lực (dù thực tế cái bạn cần là kỷ luật), bạn có thể đưa người thân, hay bạn bè của bạn 20 triệu (hoặc 1 con số nào đó mà rất giá trị với bạn) và nói rằng “tôi sẽ đi tập thể dục mỗi ngày trong 1 tháng tới. Nếu tôi nghỉ tập bất kỳ ngày nào thì sẽ mất hết 20 triệu.” (phải đưa tiền trước à nha!)

Ai trong chúng ta cũng ghét bị mất tiền. Tâm lý học chứng minh con người ghét bị mất tiền hơn là được cho tiền – đặc biệt là khi số tiền đó lớn. Do đó, không để bị mất tiền sẽ trở thành động lực để chúng ta làm điều mà vẫn trì hoãn chưa làm. Stickk, Promise or Pay, hay Go Fucking Do It là những trang web giúp “lấy tiền” của bạn nếu bạn không làm được cái bạn hứa. Tiền “tịch thu” sẽ được gửi đến các quỹ từ thiện.

Phương 3: Làm cho kết quả của việc bạn làm đến nhanh hơn Nếu chúng ta nói với một thằng nhóc 15 tuổi rằng nó phải chăm chỉ học bây giờ để vào được trường cấp 3 tốt. Vì khi vào trường tốt, nó sẽ có cơ hội đỗ đại học. Nếu đỗ được đại học thì mới dễ có việc làm và thu nhập ổn định nuôi sống bản thân và gia đình. Nếu bạn vẽ cho nó một tương lai cách hiện tại 15 năm và yêu cầu nó học bây giờ thì bạn nghĩ nó có động lực không?

Trong tâm lý học, nó gọi là tính không nhất quán của thời gian (time inconsistency) – là khi điều bạn làm ở hiện tại nhưng lại cho ra kết quả ở tương lai. Chúng ta cần thấy kết quả ngay tức thì để có động lực. Nếu kêu bạn kiên trì tập thể dục để giảm 3kg trong 6 tháng so với chuyện bạn có thể giảm 1kg trong 1 tuần thì cái nào sẽ giúp bạn có động lực hơn?

Cách đánh lừa bộ não chúng ta là chia nhỏ kết quả dài hạn thành những kết quả ngắn hạn, càng ngắn càng tốt. Ví dụ tôi luôn leo lên cân mỗi khi tôi chạy xong, vì tôi biết là tôi sẽ giảm 0.5-0.8kg sau mỗi lần chạy và ngay lập tức tôi sẽ có động lực để tiếp tục ngày hôm sau.

3. Quan niệm “tôi nên làm nhiều thứ cùng một lúc”


Trong cuộc sống bận rộn, mọi người thường có suy nghĩ là cần phải multitasking (làm nhiều thứ cùng một lúc) vì như vậy mới hiệu quả. Nhưng khoa học đã chứng mình điều ngược lại. Khoa học chứng mình rằng nếu chúng ta chuyển từ việc A sang việc B, sau lại quay lại việc A, sự tập trung của chúng ta sẽ không chuyển đổi lập tức mà bị giữ lại một phần ở công việc trước đó – gọi là attention residue. Việc chuyển đổi giữa email, rồi Word, rồi Excel rồi lại quay sang Word, rồi lại email là không hề hiệu quả. Cách tốt nhất để tăng hiệu suất làm việc là chỉ nên làm một việc tại một thời điểm – tập trung năng lượng, thời gian để hoàn thành việc đó.

Vậy làm thế nào để tập trung?

Cách thứ nhất để tập trung làm một việc là loại bỏ những tác động bên ngoài. Khi làm việc, bạn nên tắt email và bật nó lên khi bạn làm xong việc (tôi đang dùng cách này). Bạn tắt thông báo điện thoại, quăng nó ra xa nếu cần phải tập trung.

Cách thứ hai là tạo môi trường từ bên trong để bạn có thể đạt trạng thái tập trung cao nhất – gọi là trạng thái dòng chảy (flow state). Ở trạng thái này, chúng ta sẽ cảm thấy phấn chấn nhất, và có thể làm việc hết mình. Chúng ta sẽ đạt được hiệu suất cao nhất, cảm thấy thoả mãn nhất, hạnh phúc nhất, nói chung là cái gì cũng nhất. Bạn có thể tham khảo cuốn sách Flow (Dòng chảy) của Mihaly Csikszentmihalyi – cha đẻ của khái niệm này.

Để đạt được trạng thái này, chúng ta cần tạo ra vùng kéo căng (stretch zone), tức là việc bạn làm nên có chút thử thách để bạn cảm thấy thích thú, nhưng cũng không nên quá khó vượt ngoài tầm của bạn. Nếu bạn đi tập thể dục, nên thử thách bản thân một chút, ví dụ nâng được tạ nặng hơn hôm qua một chút, hoặc chạy bộ xa (hoặc lâu) hơn hôm qua một chút. Có như vậy, bạn sẽ có động lực để ngày hôm sau tiếp tục.

Kết

Hiểu được tầm quan trọng của thời gian, động lực, và sự tập trung làm một việc sẽ là vũ khí lợi hại giúp cho bạn sống tốt và làm việc hiệu quả hơn. Thực ra nếu bạn áp dụng 3 khái niệm này vào trong cuộc sống thường nhật thì hiệu suất làm việc của bạn có thể tăng lên gấp 2, gấp 3 lần rồi mà không cần những lời khuyên khác. Nhưng tất nhiên, tôi biết không phải ai cũng làm hết được nên đó là lý do tại sao ở phần tới, tôi sẽ chia sẻ cho bạn 3 định luật của productivity và cách áp dụng nó nhé!