Đây là bài thứ 2 trong chuỗi bài viết “3-3-3” tôi chia sẻ tất tần tật về bí kíp tôi tính cóp được suốt bao năm qua về nguyên lý làm việc hiệu quả (productivity) và cách áp dụng thực tiễn vào cuộc sống. Chuỗi bài viết bao gồm: 3 quan niệm sai lầm về productivity, 3 định luật productivity, và 3 nguồn lực để giúp tăng khả năng làm việc.

Happy Reading!


1. Định luật Parkinson

Định luật được đặt tên theo Cyril Parkinson, một nhà sử học người Anh ở những năm 50. Trong khi nghiên cứu sự hiệu quả của guồng máy chính phủ và các dịch vụ xã hội, ông kết luận rằng:

Work expands to fill the time that we allocate to it.

*Công việc sẽ kéo dài tương ứng với thời gian ta dành cho nó.

Nói một cách khác, nếu ta nói một công việc cần một tuần để làm, chúng ta sẽ hoàn thành trong một tuần. Cũng công việc đó nhưng ta bảo cần 1 tháng, nó sẽ mất 1 tháng.

Tôi nghĩ mọi người khá quen với chuyện làm bài vở thời đi học. Nếu cô giáo cho bài tập bắt nộp ngày mai, ai cũng sẽ cong đít lên làm cho xong tối nay. Nhưng nếu cô bảo nộp cho cô tuần sau thì đứa nào cũng sẽ phè phởn đến gần sát đít mới co giò chạy. Thời đại học tôi được cho 3 tháng làm luận văn thì hết hơn 2 tháng nhởn nhơ, đến 3 tuần cuối cùng mới vắt giò lên cổ mà chạy. Tôi thức không biết bao nhiêu đêm, nhồi nhét bao nhiêu kiến thức, may sao vẫn đủ điểm tốt nghiệp.

Chúng ta đều bị nhiễm căn bệnh “nước tới chân mới nhảy” – căn bệnh trầm kha khó chữa. Việc cho bản thân quá nhiều thời gian làm việc gì đó sẽ rất tai hại, vì chúng ta sẽ có xu hướng lười biếng, và trì hoãn. Chúng ta sẽ không chịu làm cho đến khi chúng ta bị bắt buộc.

Peter Thiel, đồng sáng lập Paypal cùng với Elon Musk, có viết cuốn sách với tựa Zero to One (Không Đến Một) – đây là sách hay nếu bạn thích nghiên cứu tự kinh doanh, tạo dựng sự nghiệp. Trong sách, Peter có đề cập đến kế hoạch 10 năm – anh bảo “Kế hoạch 10 năm của bạn là gì? Hãy nghĩ về kế hoạch 10 năm và hỏi bản thân làm sao bạn có thể hoàn thành trong 6 tháng.”

Cách Peter đặt vấn đề với đọc giả có lẽ với tôi là một trong những điểm thú vị nhất trong cuốn sách này. Tất nhiên ngoại trừ lấy chồng lấy vợ sinh con về cơ bản là mất thời gian, liệu chúng ta có thật sự cần 10 năm để hoàn thành không? Nếu quay lại định luật Parkinson rằng “thời gian kéo dài ra tương ứng với thời gian ta dành cho nó” thì có khi chỉ cần 6 tháng, chúng ta có thể giải quyết hơn 1 nửa, thậm chí tất cả những gì chúng ta ghi trong kế hoạch 10 năm.

Để có thể quản lý thời gian tốt hơn, tránh trì hoãn, và làm việc hiệu quả, đôi khi chúng ta phải rút ngắn thời gian hoàn thành công việc (nếu thời gian là 1 tuần, thì bạn rút thành 2-3 ngày, nếu là 1 tháng thì thành 1-2 tuần), hoặc tự tạo những mốc thời gian để đưa mình vào khuôn khổ.

Giống như chuyện tôi viết blog vậy, chẳng có thời hạn gì cả. Nhưng nếu không tự tạo thời hạn cho mình, tôi sẽ rất dễ vào guồng lười biếng, trì hoãn. Tôi tự đặt ra mục tiêu là viết ít nhất 1 bài/tuần, rồi đặt ra thời gian nào tôi sẽ viết, lúc nào nghiên cứu chủ đề, lúc nào thì làm công việc “tiếp thị nội dung” (content marketing). sau đó thì gắn mọi thứ vào lịch, và cài chuông nhắc nhở.

Nó cũng tương tự với việc bạn tập thể dục, hay làm một kế hoạch nào đó bạn ấp ủ. Tất cả đều cùng chung một công thức.

Đối với những người thích trì hoãn (như tôi chẳng hạn), đôi khi đầu óc chúng ta rất “thông minh”, nó biết ngay thời hạn thật còn xa lắm rồi lười biếng không chịu làm. Để đối phó với loại đầu óc “thông mình” này, tôi thấy có hai cách rất hiệu quả:

1) Phạt tiền – đưa tiền cho người khác nếu không hoàn thành (tôi thấy đánh vào tài chính luôn hiệu quả 😄)

2) Bố cáo với thiên hạ, với gia đình, bạn vè, hoặc trên mạng xã hội rằng mình sẽ làm A vào ngày X.

Với tôi, hai cách làm này sẽ giúp chúng ta sẽ có trách nhiệm hơn với thời hạn chúng ta đặt ra.

2. Định luật quán tính của Newton

Sách giáo khoa vật lý lớp 10 có giảng về 3 định luật chuyển động của Newton, trong đó định luật I (định luật quán tính) nói rằng:

Một vật không chịu tác dụng của một lực nào hoặc chịu tác dụng của các lực có hợp lực bằng 0 (hay nói cách khác là các lực cân bằng) thì nó vẫn giữ nguyên trạng thái đứng yên hoặc chuyển động thẳng đều.

Nói một cách dễ hiểu hơn: nếu không có lực tác động, một vật đứng yên sẽ đứng yên mãi mãi; một vật đang chuyển động sẽ chuyển động thẳng đều mãi mãi.

Trong 99% công việc ta cần làm, điều khó khăn nhất đó là BẮT ĐẦU. Chúng ta hay bị lười bắt đầu, nghĩ đến việc phải bắt đầu thật là oải. Đang nằm trong chăn mà nghĩ phải dậy mặc quần áo tập thể dục thật là oải; đang ngồi xem phim mà nghĩ lát phải đi học bài thật là oải. Chúng ta luôn trong trạng thái chật vật đấu tranh chống lại cơn lười biếng.

Nếu chúng ta chỉ cần bắt đầu, dù một chút thôi, thì theo định luật quán tính của Newton, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đã bao lần tôi lười không muốn viết, nhưng chịu khó ngồi vào bàn một tí là tôi bị cuốn vào những con chữ. Đã bao lần tôi trì hoãn không muốn chạy bộ, nhưng cứ thay đồ ra khỏi nhà là bắt đầu chạy hì hục. Cái chúng ta cần là một lực tác động, nhỏ thôi, để bắt đầu, và mọi thứ sẽ tự nhiên vào guồng.

Vậy làm sao để bắt đầu? Tôi sẽ chia sẻ cho mọi người hai phương pháp tôi luôn dùng mỗi khi tôi lười nhác việc tôi cần làm:

Phương pháp 2 phút

Nếu ai có đọc cuốn sách nổi tiếng Getting Things Done (Hoàn thành mọi việc) của David Allen thì sẽ biết đến phương pháp này. David chỉ ra rằng nếu công việc bạn cần làm chỉ mất khoảng 2 phút thì bạn nên làm ngay lập tức, đừng trì hoãn. Nó có thể là việc bạn trả lời ngắn gọn một email, hay dọn dẹp những thứ bừa bộn ở trên bàn. Nếu bạn chỉ mất 2 phút để làm thì hãy làm nó luôn!

Phương pháp 5 phút

Phương pháp này dành những lúc khi bạn ngại bắt đầu cái gì đó, như là học bài, làm bài tập, hay chuẩn bị cho bài thuyết trình v.v… Khi ngần ngại điều gì, hãy thử làm 5 phút thôi rồi xem bạn có muốn tiếp tục không. Có 5 phút thôi mà! Đây là cách chúng ta có thể “đánh lừa” được bộ não, để nó bắt đầu. Và khi bắt đầu rồi, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Đây là hai cách tôi rất hay dùng để làm việc hiệu quả hơn, cả trong việc công sở lẫn việc riêng. Đối với tôi, khó khăn nhất lúc nào cũng là sự bắt đầu, đặc biệt khi bạn muốn hình thành một thói quen mới. Khi chúng ta đã bắt đầu rồi, mọi thứ cứ thế mà chạy thôi.

3. Định luật Pareto

Pareto là nhà kinh tế và triết học người Ý có tầm ảnh hưởng lớn vào cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20. Mọi chuyện bắt đầu khi ông nhận ra 20% cây đậu trong vườn nhà tạo ra 80% hạt giống tốt. Từ đó, ông cũng nhận ra 80% tài sản của nước Ý đến từ 20% dân số. Ông tìm hiểu nhiều công ty từ những ngành nghề khác nhau và phát hiện rằng 80% sản phẩm đang có trên thị trường chỉ đến từ top 20% công ty.

Từ đó, mọi người khái niệm hoá ra thành định luật Pareto, hay còn gọi là định luật 80/20:

80% of results will come from just 20% of the action.

*80% kết quả sẽ đến từ 20% hành động.

Định luật 80/20 nói về sự mất cân bằng giữa đầu ra và đầu vào.

Top 20% nhân viên kinh doanh tạo ra 80% doanh thu.

Top 20% khách hàng tạo ra 80% lợi nhuận cho công ty.

Tuy có thể con số không chính xác là 80/20, ví dụ hiện nay 95% tài sản trên thế giới được sở hữu bởi 1% dân số, nhưng luật “mất cân bằng” của Pareto hoàn toàn có thể dùng cho rất nhiều thứ khác nhau trong cuộc sống, đặc biệt là làm sao ta có thể áp dụng nguyên lý này để tăng hiệu quả làm việc.

Chẳng hạn như chuyện thi cử. 80% điểm số đến từ 20% nội dung chúng ta học (nội dung chính). Nếu chúng ta nhận ra điều này, chúng ta thời gian tập trung học nội dung chính để chắc chắn chúng ta đạt điểm 8, trước khi học sang những nội dung khác.

Định luật 80/20 không chỉ để dùng để tìm ra việc quan trọng đem lại lợi ích cao, và nó cũng sẽ giúp bạn nhận ra bạn sử dụng thời gian hiệu quả đến đâu, rồi thay đổi nó.

Chẳng hạn như trong công việc. 80% thời gian của bạn ở công sở thường sẽ dành cho những công việc chỉ đem lại 20% hiệu quả, ví dụ chuyện đọc trả lời mail, làm những công việc admin, v.v… Sẽ có rất ít thời gian bạn thật sự tập trung làm việc tạo ra chất lượng cao. Bạn có thể áp dụng định luật 80/20 cắt giảm lượng thời gian không hiệu quả đó và dùng nó cho những việc đem lại nhiều giá trị hơn.

Định luật Pareto nhấn mạnh việc quản lý thời gian hiệu quả. Thay vì sử dụng thời gian theo quán tính, hãy để ý nhiều hơn về cách mình dùng quỹ thời gian và đầu tư nó vào những việc đem lại điều tích cực cho bản thân.